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税務証拠資料を整備しよう

税務証拠資料を整備しておこう

1 税務証拠資料の種類とその内容

証拠態様や収集手段等から次のように分類できます。

(1) 外部証拠資料と内部証拠資料

 「外部証拠資料」とは、言葉どおり外部から得られる税務証拠資料であり、例えば、銀行預金残高証明書、債権・債務確認書、積荷保管証明書などが該当します。
 それに対し「内部証拠資料」とは、納税者自身の内部から得られる税務証拠資料であり、例えば、契約書、証ひょう書類、議事録、伝票、会計帳簿などをいいます。


 一般的には、内部証拠資料よりは外部証拠資料の方が証拠価値が高く、証拠力が強いのですが、相対的なものなので相乗的に証明力を高めるのが望ましいでしょう。

(2) 直接証拠資料と間接証拠資料

 「直接証拠資料」とは、調査事実を直接に証明する証拠資料であり、例えば、資産そのものの存在や、債権・債務確認書が該当します。
 「間接証拠資料」とは、調査事実を間接的に証明する媒体となる証拠資料をいい、質問回答書等が該当します。


 当然、直接証拠資料の方が証拠力が強いことになります。

(3) 物的証拠資料と情況証拠資料

 「物的証拠資料」とは、物的存在自体をもって立証手段とするもので、現金、商品、土地建物、会計帳簿、伝票、証ひょう書類等です。
 「情況証拠資料」とは、物的証拠資料が入手不可能の場合や不足状態にある場合など、情況を判断の証拠資料とする税務調査独特のもので、推計課税などの根拠とされます。


 例えば、納税者の立地条件、店舗状況、在庫状況、設備状況、得意先状況、生活状況などの外形基準を証拠資料とするものです。



2 税務証拠資料の整備のポイント

税務調査に役立つために特に次の点に気をつけましょう。

 

(1) 交際費と誤解され易い支出、前期と比べて異常数値となった項目、外部証拠資料のみでは判りにくい支出、業種的に誤解を招き易い事項、前回調査の指摘事項等について説明資料を作っておきます。
(2) 現金・預金の出納記録
 できれば、証ひょう書類に通し番号を付し、証ひょうファイルに順序正しく綴ると同時に出納帳の摘要に内容と共に証ひょう番号を記入すると証拠力が高まり、税務調査の心証はかなり良くなります。
(3) 支払証明書の活用
 領収書の手に入らない交通費等については?@日付、?A支払先、?B内容、?C金額を明記した「支払証明書」を内部証拠資料として整備しておき、外部証拠資料を補完するのが効果的です。



3 税務証拠資料の整備の仕方
(1) 説明的税務証拠資料の作成(例)

 諸会費と言っても、本来、投資等の資産や繰延資産として資産計上しなければならないもの、寄付金・交際費等として損金算入限度額のあるもの、及び認定給与として処理すべきもの並びに損金算入が認められても期間対応の面から前払費用処理を要するもの等様々あります。


 そこで図表1のような説明書を作り、判断プロセスを明確にしておけば、税務当局との対応にも合理的裏付けをもって対処できます。
 これは一例であり、誤解を受け易いと思われる項目については、随時整理していくことが税務面、強いては社会的信用の向上に役立つと確信します。

(図表1)
(2) 現金・預金の出納記録の整備(図例)
(図例)
(3) 支払証明書の活用
 外部証拠資料としての領収書が証拠力が高いのはもちろんですが、領収書をなくしてしまった、あるいは領収書のとれないようなもの(ご祝儀・交通費等)であれば図表2・3のような支払証明書に記載しておけば領収書に準じて処理でき、税務上のトラブル防止になります。
(図表2)
(図表3)


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