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税務調査のトラブルを防ぐ

税務調査のトラブルを防ぐ現金・預金・借入金の管理

1 現金の出納の管理
(1) 問題点
 現金の出納記録は、企業内部で作成されるだけで、その記録が正しいかどうかを証明するのも企業内部で行われています。金銭出納帳の記録者と現金管理者を別の担当者にして内部牽制制度を作れば信頼性はかなり高まります。逆に代表者とその親族のみで現金管理を行っていると証拠力は若干低くなります。
(2) 資料作成のポイント

出納記録は、毎日の取引を、日付、相手先、内容、金額の4ポイントで明確に記録し、常にその実際残高を明確にしておくことが重要です

 

 現金残高をより明確にする方法として、出納帳記入者以外の者が毎日の現金を現物管理し、残高日報(図表2)を作成して綴っておければ信頼性はかなり高くなります。
図表2
 また、現金の支払いと同時に領収書を受け取り、証ひょう整理番号を付けて、取引発生順に整理しおくことが期待されます。この際、領収書がもらえない場合、支払証明書を適宜作成しておくことが後日トラブル防止に役立ちます。



2 預金の出納管理
(1) 問題点
 預金取引については、金融機関等の取引照合表、預貯金通帳、計算書等の外部証拠資料があるため、その取引について裏付けを整理しておくことがポイントになります。
(2) 資料作成のポイント

当座預金
小切手の振出しや、支払手形の決済など、当座勘定を使っての取引が多いため、その支払決済を確認する作業が重要になります。特に小切手の場合には、振出日と決済日が一致しないことが多いため、毎月当座勘定残高調整表を作成する必要があります。

 

普通預金
通帳が1番の資料となるので、預入れ、引出しの際に備忘メモを印字してもらうか、手記入しておくようにしたいものです。

 

通知預金
短期間の預入れの場合が多いので、払出し計算書を取引日順に保管し、出納管理しておけば足ります。

 

定期積金
長期にわたって一定の掛金を払い込む預金や、毎年掛金が増加していく預金があるので、定期積金の契約別に出納記録を作成して、解約計算書を取引日付順に保管しておくことが必要です。

 

定期預金
金融機関別に取引明細書を作成して定期預金の出納を管理し、満期書替、解約計算書を取引日付順に保管しておくことが必要です。



3 借入金の管理
(1) 問題点
 借入金として処理されているものの中で、借入先が不明であったり、返済を要しないものと認定された場合には、債務性がないものとして雑収入に振替えることになるので、個々の借入金の相手先、内容の整理が必要となります(図表3)
図表3
 なお、借入れが会社の役員や従業員等金融機関以外である場合には、その資金の源泉について問題になることがあるので明確にしておく必要があります。
(2) 資料作成のポイント
 個々の借入れについて図表3のような管理台帳を作っておくと便利です。
 この記録に当たっては取締役会議事録、稟議書、金銭消費貸借契約書、抵当権設定契約書などを基に次のように記入します。

借入れの主要目的
 借り入れた資金の使途について明確にしておきます。
 (例)賞与資金用、機械設備資金用、納税資金用等

 

借入先
 金融機関以外からの借入れの場合、資金提供者と会社との関係および金融機関からの借入れでない理由等を注記しておくとよいでしょう。
 税務調査時の質問箇所になるので、契約書の整備等をして明確に回答できるようにしておきたいものです。

 

返済方法
 最終返済期日に一括返済するのか、分割か、分割の場合の返済方法は、元金均等方法か、元利均等方法かなどを記録します。

 

担保の有無内容
 担保提供した資産については明確にしておき、会社名義でない資産が担保になっている場合、会社との関係を明確にしておきます。

 

利息の有無と利率
 役員からの借入れで市場金利からみて不当に高利率の場合、役員賞与または報酬と認定される可能性があるので注意が必要です。

 

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